How Can We Help?
På denna sida hittar du information om hur du bokar sammanträdesrum och lokaler i Outlook.
Sidans innehåll:
- Hur du bokar i Outlook »
- Hur du delar din kalender i Outlook »
- Hur du skapar en återkommande bokning i Outlook »
1. Hur du bokar i Outlook
Guiden visar hur du skapar ett nytt möte, och hur du bokar ett rum.
- För att boka ett rum måste du först skapa ett nytt ”Möte”. Klicka på kalender-fliken.
- Klicka på knappen ”Nytt möte” och välj ”Möte”.
- Fyll i fälten ”Rubrik” med mötets ämne, ”Obligatoriskt” eller “Valfritt” med mötesdeltagarnas mailadresser, ”Starttid” och ”Sluttid” med mötets datum och tid, och meddelandefältet med övrig information. Vänta med fältet ”Plats”. Om du bara vill boka rummet och inte bjuda några mötesdeltagare, så lämnar du ”Obligatoriskt” och “Valfritt”-fälten tomma.
- För att välja ett rum klickar du på knappen ”Hitta rum”, den finns längst ut till höger i “Plats”-fältet.
- I listan visas förslag på lediga rum. De som är markerade “Tillgänglig” är lediga vid mötets tidpunkt. Det går också att filtrera sökningen utifrån “Byggnad” (filtrerar även efter ort), “Kapacitet” för antal personer, “Våning”, och “Funktioner” för exempelvis videokonferensutrustning.
- Klicka på ett rum för att välja det. Rummet skrivs automatiskt in i fältet ”Plats” och “Obligatorisk”.
- När du fyllt i alla fält och valt ditt rum skickar du din mötesinbjudan för att boka rummet. Klicka på knappen ”Skicka”, så skickas inbjudan och du får en bokningsbekräftelse i din mail.
2. Hur du delar din kalender i Outlook
Guiden visar hur du kan dela en kalender med andra personer, t.ex. om du vill att andra ska kunna se dina bokningar, och eventuellt även kunna skapa, ändra och ta bort bokningar i din kalender.
- Öppna din kalender genom att klicka på kalender-knappen längst ner till vänster.
- I fältet till vänster bockar du i rutan för den kalender du vill dela, t.ex. din egen som heter ”Kalender”, eller en ny kalender du skapat. I det här exemplet delas kalendern som döpts till ”Delad gruppkalender”. Klicka på knappen ”Dela kalender” i översta menyraden, för att välja vilka du vill dela kalendern med.
- Skriv mailadresserna till personerna du vill dela kalendern med i ”Till”-fältet. Kryssa i rutan ”Mottagaren kan lägga till, redigera och ta bort objekt i denna kalender” om du vill att mottagarna ska ha behörighet till det. Avsluta med att klicka på ”Skicka”. Om du valt att dela din egen huvudkalender ser fönstret lite annorlunda ut. Klicka då på listan ”Information” och välj ”All information”. Avsluta med att klicka på ”Skicka”. Mottagarna kan nu se alla bokningar i den, men inte skapa eller ändra dem. Om du även vill att mottagarna ska kunna skapa, ändra och ta bort bokningar i kalendern, se steg 6.
- Personerna du delat kalendern med får ett mail som meddelar detta. För att öppna kalendern från mailet, klicka på texten ”Öppna denna kalender” i mailets översta vänstra hörn. Kalendern öppnas då och läggs till i fältet till vänster, där även den egna kalendern syns. Den finns kvar där även nästa gång Outlook öppnas.
- Du kan alltid justera behörigheterna för en kalender du delat. Det betyder att du t.ex. kan sluta dela en kalender, eller ge en person fler behörigheter, som att kunna skapa, ändra och ta bort bokningar i kalendern. Ta fram den kalender du vill ändra behörigheter för, och klicka sedan på knappen ”Kalenderbehörigheter” i översta menyraden.
- I listan ser du alla personer du delat olika kalendrar med. Klicka på det namn du vill ändra behörigheter för i just den här kalendern. Klicka sedan på listan ”Behörighetsnivå” och välj det alternativ du önskar. Avsluta med ”OK”. Några behörigheter att välja mellan är:
- ”Ägare” – personen har fullständig behörighet att skapa, ändra och ta bort bokningar i kalendern
- ”Granskare” – personen har behörighet att öppna och se alla bokningar, men kan inte ändra eller ta bort dem
- ”Inga” – personen har bara behörighet att se vilka tider som är bokade, på varje bokning står det bara ”Upptaget”. Ämne och meddelandetext går inte att se.Vill du sluta dela kalendern med en person från listan, klicka på namnet, klicka på knappen ”Ta bort”, avsluta med ”OK”.
- När du skapar ett nytt möte eller bokar ett rum via en delad kalender öppnar du först kalendern du vill använda. Högerklicka på en tid i den delade kalendern och välj ”Ny mötesförfrågan”. I det här exemplet är den blå kalendern, ”Kalender”, bokarens egen huvudkalender. Den gröna kalendern, ”Delad gruppkalender”, är en delad kalender som bokaren har behörighet att skapa, ändra och ta bort bokningar i. Detta skulle t.ex. även kunna vara en annan medarbetares kalender som delats.
- Fyll i mötesinbjudan som vanligt och välj ett rum. Om du skapar en bokning i en kalender som inte är din egen huvudkalender, men ändå vill att bokningen ska synas i den också, ”bjud in” dig själv genom att även lägga till din egen mailadress i ”Till”-fältet. Avsluta med knappen ”Skicka”.
- Om du skapar bokningen i en kalender som inte är din egen huvudkalender kan denna fråge-ruta komma upp, välj ”Ja” i den. Klicka även ”Ja” i nästa ruta som kommer upp.
- Bokningen skapas i den kalender du valt, i detta exempel i den gröna kalendern ”Delad gruppkalender”. Skaparen har även bjudit in sig själv, och bokningen syns då också i skaparens egen huvudkalender, den blå kalendern ”Kalender”. För att ändra eller avboka bokningen måste den öppnas från kalendern där den är skapad. I detta exempel är det kalendern ”Delad gruppkalender”. Bokningen öppnas genom att dubbelklicka på den. Om du har delat kalendern med fler personer, och de har behörighet att skapa, ändra och ta bort bokningar i den, så kan alla hantera bokningen via kalendern.
3. Hur du skapar en återkommande bokning i Outlook
Guiden visar hur du kan boka ett rum för återkommande möten, som sker samma tid och dag t.ex. varje vecka eller varje månad.
- Öppna din kalender genom att klicka på kalender-knappen längst ner till vänster.
- Skapa ett nytt möte, t.ex. genom att högerklicka på en tid i din kalender och välj ”Ny mötesförfrågan”.
- För att hitta ett rum som är tillgängligt vid samma tillfälle under flera återkommande veckor, klicka på knappen ”Schemaläggningsassistenten” i den översta menyraden.
- Välj en kategori med rum i ”Rumsökaren” i fältet till vänster. (Om du inte kan se ”Rumsökaren”, testa att klicka på knappen ”Bjud in deltagare” i översta menyraden.)
- Nu ser du kalendrarna för rummen i kategorin du valt, varje rad representerar en kalender. Här kan du se om ett rum redan är bokat någon gång under mötesserien du vill boka. Bläddra bland datumen genom att klicka i kalendern längst till vänster.
- En serie med återkommande möten kan bara bokas om det inte finns någon bokningskonflikt i rummets kalender under serien. Det betyder att du först måste boka en mötesserie fram till konflikten, och sedan boka en till ny mötesserie efter konflikten. När du hittat ett rum du vill boka, och vet vilket slutdatum din mötesserie behöver ha, väljer du rummet genom att bocka för det i fältet längst till höger.
- Klicka på knappen ”Återkommande” för att välja tider för din mötesserie.
- Fyll i tiden för mötena, hur ofta de ska ske, och hur länge serien ska bokas. Avsluta med ”OK”. Det är här du behöver veta om rummet du valt redan är bokat vid ett tillfälle i din serie, och i så fall se till att bara boka rummet fram tills konflikten sker. När du gjort klart denna bokning gör du en ny mötesserie, som startar efter konflikten.
- För att göra klart bokningen klickar du på knappen ”Avtalad tid” i översta menyraden.
- Här kan du se om det ändå finns en konflikt för rummet i mötesserien du valt. För att undersöka var den inträffar klickar du på knappen ”Schemaläggningsassistenten” igen och tittar i rummets schema. Justera datum och tid för mötesserien genom att klicka på knappen ”Återkommande”.
- När du är klar fyller du i mailadresserna till personerna du vill bjuda till mötet i ”Till”-fältet, ett ämne i ”Ämne”-fältet, och eventuell övrig mötesinformation i meddelandefältet. Avsluta med ”Skicka”.
- Du får en bokningsbekräftelse i din mail. Om det skulle vara så att det ändå fanns en konflikt i din mötesserie, så kommer rummet att avböja din mötesförfrågan för alla datum i mötesserien. I mailet står då också vid vilka tillfällen konflikten sker, och vem som bokat rummet. Din mötesserie är fortfarande skapad och skickad till alla deltagare, men rummet är inte bokat.
- För att boka rummet måste du justera datum och tid för din mötesserie, så att den inte innefattar tillfället för rummets bokningskonflikt. Det gör du i din kalender genom att dubbelklicka på ett av mötena i mötesserien. Välj ”Hela serien”, och klicka på ”OK”.
- Klicka på knappen ”Återkommande”, och justera datum och tid så de inte innefattar tillfället för konflikten i rummets kalender. Avsluta med ”OK”, och klicka på ”Skicka uppdatering”.
- Du får en ny bokningsbekräftelse i din mail som meddelar om rummet accepterar bokningen efter dina ändringar. Om rummet accepterar bokningen är det bokat för den serie möten du valt, och mötets deltagare har fått ett mail med uppdatering av datum och tider.
